Contratos
Procedimento operacional para acompanhamento da elaboração e assinatura de contratos. A CS não cria nem altera contratos: acompanha, sinaliza e direciona as etapas para os setores responsáveis.
Como funciona o processo de contrato
A responsável pela elaboração, revisão, envio e controle jurídico dos contratos é a Sabrina, do setor Jurídico. A CS não cria o contrato e não altera cláusulas. O papel da CS é acompanhar se o contrato foi elaborado, verificar se Sabrina precisa de alguma informação e acompanhar a assinatura até a conclusão.
Venda confirmada
Após a confirmação da venda, as informações do cliente e da negociação devem ser encaminhadas para Sabrina.
Análise e elaboração
Sabrina analisa os dados e elabora o contrato. Caso falte alguma informação, ela solicita o complemento.
Complemento de dados
A CS ajuda a localizar e enviar as informações necessárias, sempre conferindo a origem e a validade dos dados.
Envio para assinatura
Sabrina envia o contrato para assinatura. A CS acompanha se o cliente recebeu o documento.
Follow-up e acompanhamento
A CS realiza follow-up enquanto a assinatura estiver pendente. Dúvidas jurídicas são encaminhadas diretamente para Sabrina.
Conclusão
A CS acompanha até a assinatura de todas as partes. Após a conclusão, Sabrina confirma que o contrato foi formalizado.
Papel da CS
A CS deve atuar como ponte entre o cliente, o Jurídico e o Financeiro, garantindo que o processo de contrato não pare por falta de informação ou acompanhamento.
- Acompanhar se o contrato foi criado.
- Verificar se Sabrina precisa de alguma informação.
- Fornecer informações corretas e confirmadas.
- Acompanhar o envio do contrato ao cliente.
- Confirmar se o cliente recebeu o documento.
- Fazer follow-up sobre a assinatura.
- Identificar o motivo de uma pendência.
- Direcionar dúvidas jurídicas para Sabrina.
- Sinalizar atrasos ou documentos parados.
- Acompanhar até a assinatura de todas as partes.
- Confirmar internamente a conclusão do processo.
Informações que podem ser solicitadas
Sabrina poderá solicitar dados do cliente e da negociação para elaborar o contrato. A CS deve conferir as informações antes de enviar e nunca preencher dados por suposição.
- Nome completo
- Razão social
- Nome fantasia
- CPF
- CNPJ
- Endereço
- Telefone
- Nome do responsável legal
- Produto adquirido
- Valor
- Forma de pagamento
- Prazo
- Data da venda
- Canal de venda
- Unidade
- Condições comerciais autorizadas
- Informações adicionais da negociação
Acompanhamento da assinatura
Após o envio do contrato, a CS deve monitorar a assinatura até que todas as partes finalizem o processo.
- Se o cliente recebeu o contrato.
- Se o e-mail está correto.
- Se o responsável pela assinatura é a pessoa certa.
- Se existe alguma dúvida por parte do cliente.
- Se falta algum documento.
- Se houve problema na plataforma de assinatura.
- Se o documento está parado com alguma das partes.
- Qual é o prazo previsto para assinatura.
Dúvidas sobre o contrato
Quando o cliente tiver dúvidas sobre cláusulas, multas, responsabilidades, prazo ou validade jurídica, a CS deve direcionar a questão para Sabrina.
Papel da Sabrina — Jurídico
Sabrina é a responsável direta por toda a parte jurídica dos contratos. A CS deve encaminhar a ela tudo que envolver criação, revisão ou interpretação de documentos.
- Elaborar contratos.
- Revisar informações.
- Ajustar cláusulas autorizadas.
- Enviar para assinatura.
- Responder dúvidas jurídicas.
- Criar aditivos.
- Criar distratos.
- Controlar os documentos.
- Confirmar a assinatura.
- Informar pendências para a CS.
Papel do Wesley — Financeiro
Wesley poderá apoiar com as informações financeiras necessárias para a elaboração ou ajuste do contrato.
- Confirmação dos valores.
- Forma de pagamento.
- Parcelas.
- Datas de vencimento.
- Links de pagamento.
- Informações financeiras necessárias para o contrato.
- Confirmação de entrada ou pagamento.
O que a CS não deve fazer
A CS tem um papel de acompanhamento. Determinadas ações são de responsabilidade exclusiva do Jurídico ou do Financeiro.
- Não criar contratos.
- Não alterar cláusulas.
- Não modificar valores.
- Não prometer condições diferentes da venda.
- Não criar aditivos.
- Não criar distratos.
- Não negociar multas.
- Não responder dúvidas jurídicas por conta própria.
- Não enviar uma versão não aprovada.
- Não confirmar que o contrato está válido sem retorno do Jurídico.
- Não informar que a assinatura não é necessária.
- Não considerar o processo concluído antes da confirmação.
Situações de contrato pendente
Contratos podem parar por diversos motivos. A CS deve identificar a causa, registrar a pendência e acionar Sabrina quando necessário.
E-mail incorreto
Verificar o endereço cadastrado e pedir confirmação ao cliente.
Documento não recebido
Confirmar se o envio foi realizado e solicitar reenvio se necessário.
Falta de dados
Reunir as informações pendentes e enviar a Sabrina de forma organizada.
Falta de assinatura do responsável
Identificar quem deve assinar e orientar o cliente sobre o próximo passo.
Dúvida jurídica
Encaminhar a questão diretamente para Sabrina.
Divergência de valor
Verificar com o Financeiro e a área comercial antes de qualquer posicionamento.
Divergência na forma de pagamento
Sinalizar para Wesley e aguardar o alinhamento interno.
Problema na plataforma
Informar Sabrina para verificar se o documento precisa ser reenviado.
Cliente não respondeu
Realizar follow-up educado e registrar as tentativas de contato.
Documento parado com uma das partes
Identificar com quem está parado e sinalizar a Sabrina para providências.
Checklist final
- Dados enviados ao Jurídico.
- Contrato elaborado.
- Informações complementares enviadas.
- Contrato enviado ao cliente.
- Recebimento confirmado.
- Dúvidas direcionadas ao Jurídico.
- Follow-ups realizados.
- Assinatura de todas as partes concluída.
- Confirmação final recebida da Sabrina.